Article 1 – Identification du prestataire

Les présentes Conditions Générales de Vente sont proposées par :

Laurent Secrétariat Indépendant
COSTES MARCHAND LAURENT
Entrepreneur individuel / micro-entrepreneur
SIRET : 511 064 669 00027
E-mail : contact@laurent-secretariat.fr
Téléphone : 07 81 40 96 22

Ci-après désigné « le Prestataire ».

Article 2 – Objet et champ d'application

Les présentes CGV définissent les conditions dans lesquelles Laurent Secrétariat Indépendant fournit à distance des prestations de secrétariat, d'assistance et de gestion administrative à ses clients professionnels.

Les prestations peuvent notamment comprendre la gestion des e-mails et courriers, des appels téléphoniques et de l'agenda, la prise et modification de rendez-vous, la préparation et mise en forme de documents, l'organisation et le classement, le suivi administratif des dossiers, devis, factures, règlements et échéances, les relances clients ainsi que la préparation d'éléments destinés au comptable. Des prestations adaptées peuvent être proposées aux secteurs de la sécurité, de l'informatique, du médical et de l'artisanat.

Toute commande implique l'acceptation des présentes CGV par le Client.

Toute demande qui sort du périmètre prévu dans le devis ou le forfait doit faire l’objet d’un accord entre le Client et LAURENT-SECRETARIAT et peut entraîner une facturation supplémentaire.

Article 3 – Lieu et durée d'intervention

Les prestations prévues à l'article 2 sont réalisées principalement dans les locaux professionnels de Laurent Secrétariat Indépendant, situés à son domicile professionnel, et exécutées à distance, en télétravail.

La durée de chaque intervention est déterminée selon la nature de la prestation, le forfait souscrit, le volume de travail demandé et les conditions prévues au devis accepté. Pour les prestations récurrentes, la durée et la périodicité de la mission sont précisées dans le devis ou le contrat.

Article 4 – Devis et validité des commandes

Chaque commande est précédée d'un devis gratuit établi par Laurent Secrétariat Indépendant sur la base des informations communiquées par le Client. Le devis précise notamment la nature et le détail des prestations, leur tarif et, le cas échéant, leur durée ou leur délai prévisionnel de réalisation.

Pour confirmer sa commande de manière ferme et définitive, le Client doit retourner à Laurent Secrétariat Indépendant, par tout moyen convenu entre les parties, le devis accepté, sans modification, dûment signé et comportant la mention « Bon pour accord ». Lorsque le Client professionnel dispose d'un cachet commercial, celui-ci pourra également être apposé sur le devis.

Lorsque l'acceptation est réalisée par courrier électronique ou par un procédé électronique permettant d'établir sans ambiguïté l'accord du Client, celui-ci doit confirmer son acceptation du devis ainsi que son adhésion pleine et entière aux présentes CGV.

En l'absence d'acceptation du devis et des présentes CGV dans les conditions prévues ci-dessus, Laurent Secrétariat Indépendant se réserve le droit de ne pas commencer l'exécution de la prestation. Toute modification substantielle de la prestation initiale pourra faire l'objet d'un nouveau devis ou d'un avenant.

Article 5 – Exécution des commandes et délais de réalisation

Laurent Secrétariat Indépendant s'engage à accomplir avec soin, professionnalisme et conformément au devis accepté les prestations commandées. Le Prestataire s'efforce de proposer les délais de réalisation les mieux adaptés aux besoins du Client, compte tenu de la nature de la mission et de ses disponibilités.

La prestation est réalisée ou les documents sont remis à la date ou dans le délai prévu au devis, sous réserve que le Client ait transmis dans les délais convenus l'ensemble des informations, documents, accès et éléments nécessaires à l'exécution de la mission.

Tout retard du Client dans l'acceptation du devis, la transmission des documents, la communication des informations ou la validation des éléments nécessaires pourra entraîner un report du délai de réalisation.

Lorsque les délais indiqués sont expressément présentés comme indicatifs, leur dépassement raisonnable ne pourra, à lui seul, entraîner automatiquement l'annulation de la commande, l'application de pénalités ou l'octroi de dommages et intérêts, sous réserve des dispositions légales impératives et de la responsabilité éventuellement encourue par le Prestataire.

Le Client s'engage à mettre à la disposition de Laurent Secrétariat Indépendant l'ensemble des éléments nécessaires à la bonne exécution de la prestation. Tout retard, omission, information incomplète ou absence de réponse imputable au Client pourra entraîner une révision de la date de réalisation. Lorsque l'exécution devient impossible en raison d'un manquement persistant du Client, les dispositions de suspension ou de résiliation prévues aux présentes CGV pourront être appliquées.

Article 6 – Tarifs

Les prestations sont facturées selon les tarifs en vigueur au moment de la commande et selon le forfait ou le devis accepté. Les tarifs peuvent varier selon le secteur, la nature de la prestation et le volume de travail demandé.

Lorsque le Prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA, les factures comportent la mention « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts ». Aucun escompte pour paiement anticipé n'est accordé, sauf accord écrit contraire.

Dépassement du forfait et heures non utilisées. Chaque forfait comprend le nombre d’heures mensuelles indiqué dans l’offre ou le devis accepté. Toute intervention susceptible d’entraîner un dépassement du forfait fait l’objet d’une information préalable du Client. Les heures supplémentaires ne sont réalisées qu’après accord du Client et sont facturées en complément au tarif de 35 € par heure pour les prestations générales (sécurité, informatique, artisanat/indépendants et prestations administratives générales) et de 40 € par heure pour les prestations de secrétariat médical, sauf tarif différent expressément prévu au devis ou au contrat. Toute fraction d’heure est facturée au prorata du temps réellement consacré à la prestation.

Les heures incluses dans un forfait mensuel et non utilisées à la fin de la période de facturation sont non reportables sur le mois suivant et ne donnent lieu à aucun remboursement ni avoir, sauf accord écrit contraire entre le Prestataire et le Client. Le Client est invité à anticiper ses besoins afin d’utiliser son volume d’heures pendant la période concernée.

Article 7 – Modalités de paiement

Les factures sont payables dans un délai de 15 jours à compter de leur date d’émission, sauf disposition particulière expressément convenue dans le devis ou le contrat. Le règlement est effectué par virement bancaire, sauf autre moyen de paiement accepté par le Prestataire. Les prestations récurrentes ou forfaitaires peuvent faire l'objet d'une facturation mensuelle.

Aucun escompte pour paiement anticipé n’est accordé, sauf accord écrit contraire.

Article 8 – Retard de paiement

En cas de retard de paiement d’un Client professionnel, des pénalités de retard sont exigibles de plein droit, sans qu’un rappel soit nécessaire. Le taux des pénalités de retard est égal au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage, dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

Le Client professionnel est également redevable de plein droit d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Lorsque les frais de recouvrement effectivement engagés sont supérieurs à cette indemnité, une indemnisation complémentaire pourra être demandée sur justificatifs. En cas d’impayé persistant, le Prestataire pourra suspendre l’exécution des prestations après en avoir informé le Client.

Article 9 – Indépendance du Prestataire

Laurent Secrétariat Indépendant exerce son activité en toute indépendance. Le contrat ne constitue ni un contrat de travail ni un lien de subordination. Le Prestataire organise librement son activité, sous réserve du respect des engagements contractuels.

Article 10 – Obligations du Client

Le Client s'engage à fournir des informations exactes, complètes et suffisamment précises ainsi que les documents et accès nécessaires. Il demeure responsable des décisions relevant de son activité professionnelle et de la validation des documents lorsque celle-ci lui incombe. Il s'engage à ne pas demander au Prestataire d'effectuer des opérations illégales ou relevant exclusivement d'une profession réglementée.

Article 11 – Pré-comptabilité

Lorsque le Client commande une prestation de pré-comptabilité, l'intervention de Laurent Secrétariat Indépendant est limitée à la préparation, l'organisation, le classement et la transmission des éléments destinés au comptable, dans les limites autorisées par la réglementation. Le Prestataire n'exerce pas la profession d'expert-comptable et n'effectue aucune mission légalement réservée à un professionnel habilité.

Article 12 – Confidentialité

Le Prestataire s'engage à conserver confidentiels les informations, documents, fichiers, données professionnelles et données personnelles auxquels il accède dans le cadre de ses missions. Ils ne peuvent être utilisés que dans la mesure nécessaire à l'exécution des prestations. Cette obligation demeure applicable après la fin de la relation contractuelle.

Article 13 – Protection des données personnelles – RGPD

Laurent Secrétariat Indépendant s'engage à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le RGPD. Lorsqu'il traite des données pour le compte d'un Client en qualité de sous-traitant, les données sont traitées uniquement conformément aux instructions documentées du Client et pour les besoins de la prestation. Lorsque cela est requis, un accord ou une annexe de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD est conclu entre les parties.

Dans le cadre de l’exécution de ses prestations, le Prestataire peut être amené à accéder à des données à caractère personnel confiées par le Client, notamment, lorsque la mission est réalisée pour un professionnel de santé, à des données concernant ses patients.

Le Prestataire s’engage à traiter uniquement les données strictement nécessaires à l’exécution de la mission et conformément aux instructions du Client. Il s’engage à respecter leur confidentialité, à ne pas les utiliser à d’autres fins, à ne pas les communiquer à des tiers non autorisés et à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’en assurer la sécurité.

Lorsque les prestations impliquent le traitement de données de santé, le Prestataire s’engage à utiliser des outils et solutions adaptés aux exigences applicables à ce type de données, notamment en matière d’hébergement des données de santé lorsque la réglementation impose le recours à un hébergeur certifié HDS.

À la fin de la prestation, les données confiées au Prestataire sont restituées ou supprimées selon les instructions du Client, sous réserve des obligations légales de conservation applicables.

Article 14 – Données médicales et dossiers patients

Dans le cadre des prestations réalisées pour des professionnels de santé, le Prestataire peut accéder à des informations concernant des patients uniquement lorsque cet accès est nécessaire à l'exécution de la mission. Il s'engage à une stricte confidentialité et à ne traiter ces données qu'aux fins définies par le professionnel de santé. Les traitements concernés doivent être encadrés par les dispositions contractuelles et mesures de sécurité appropriées.

Article 15 – Sécurité des accès et informations

Les identifiants, mots de passe ou autres moyens d'accès communiqués au Prestataire sont utilisés exclusivement pour les prestations autorisées. Chaque partie s'engage à mettre en œuvre des mesures raisonnables de sécurité et à informer l'autre partie dans les meilleurs délais lorsqu'un incident susceptible d'affecter les données ou accès confiés est constaté.

Article 16 – Responsabilité

Le Prestataire est responsable de l'exécution des obligations qui lui incombent conformément au contrat et à la législation applicable. Sa responsabilité ne pourra notamment être engagée pour les conséquences directement imputables à des informations erronées, incomplètes ou tardives fournies par le Client, à une instruction du Client ou à un événement extérieur échappant raisonnablement au contrôle du Prestataire, sous réserve des dispositions légales impératives.

Article 17 – Annulation d'une prestation

Toute demande d’annulation d’une prestation doit être adressée au Prestataire par écrit, notamment par courrier électronique, au plus tard 72 heures avant la date prévue de début de la prestation.

Lorsque l’annulation intervient dans ce délai et que l’exécution de la prestation n’a pas commencé, aucune heure de travail n’est facturée au titre de la prestation annulée, sauf disposition particulière expressément acceptée par les parties.

Si la prestation a déjà commencé au moment de la demande d’annulation, le temps de travail effectivement réalisé reste dû. Il est facturé en fonction du nombre d’heures effectuées, au tarif de 35 € par heure pour les prestations de Sécurité, Informatique, Artisans/Indépendants et les prestations administratives générales, et de 40 € par heure pour les prestations de secrétariat médical. Le montant dû est calculé selon la formule : tarif horaire applicable × nombre d’heures effectivement réalisées. Toute fraction d’heure est calculée au prorata du temps réellement consacré à la prestation.

Toute modification importante d’une mission doit être convenue entre les parties. Une modification augmentant le volume de travail peut faire l’objet d’une facturation complémentaire après accord du Client.

Prestations récurrentes et arrêt d’un forfait mensuel. Pour toute prestation récurrente souscrite sous la forme d’un forfait mensuel, le Client peut mettre fin au forfait en respectant un préavis de 15 jours calendaires. La demande de résiliation doit être adressée par écrit, notamment par courrier électronique, afin d’en conserver une trace. Le préavis commence à courir à compter de la réception de la demande par LAURENT-SECRETARIAT et après réception et signature des deux parties. Les prestations réalisées pendant la période de préavis restent dues dans les conditions prévues au forfait. À l’issue du préavis, le forfait prend fin et aucune nouvelle période mensuelle n’est facturée, sous réserve des sommes restant dues au titre des prestations déjà réalisées.

Article 18 – Durée et résiliation

La durée de la prestation est déterminée dans le devis ou le contrat. Pour les prestations récurrentes, les conditions de renouvellement et de résiliation sont précisées dans les conditions particulières. En cas de manquement grave, l'autre partie pourra demander la résiliation après mise en demeure restée sans effet pendant le délai indiqué dans celle-ci, sous réserve des situations permettant légalement une cessation immédiate. Les prestations réalisées avant la date effective de fin du contrat restent dues.

Article 19 – Force majeure

Aucune partie ne pourra être tenue responsable d'un manquement résultant d'un événement constituant un cas de force majeure au sens du droit français. La partie concernée informe l'autre dans les meilleurs délais. Lorsque l'empêchement est définitif, le contrat pourra être résolu dans les conditions prévues par la législation applicable.

Article 20 – Propriété intellectuelle

Les méthodes, modèles, documents, outils et supports appartenant au Prestataire avant la mission demeurent sa propriété. Lorsqu'un document original susceptible d'être protégé est spécialement créé pour le Client, les éventuelles conditions de cession ou d'utilisation des droits correspondants peuvent être définies dans le devis ou le contrat.

Article 21 – Réclamations

Toute réclamation relative à une prestation doit être adressée à : Laurent Secrétariat Indépendant – COSTES MARCHAND LAURENT — E-mail : contact@laurent-secretariat.fr — Téléphone : 07 81 40 96 22.

Les parties s'efforceront de rechercher une solution amiable avant l'engagement d'une procédure judiciaire.

Article 22 – Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont soumises au droit français. En cas de différend concernant l'interprétation, l'exécution ou la cessation du contrat, les parties rechercheront préalablement une solution amiable. À défaut, le litige sera soumis aux juridictions compétentes conformément aux règles légales applicables. Toute éventuelle clause attributive de juridiction ne pourra s'appliquer que lorsqu'elle est légalement valable et opposable.

Article 23 – Acceptation des Conditions Générales de Vente

Le Client reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGV avant de passer commande. L'acceptation d'un devis, d'un contrat ou de tout autre document faisant expressément référence aux présentes CGV vaut acceptation de celles-ci.

Article 24 – Confidentialité

LAURENT SECRETARIAT s’engage à respecter strictement la confidentialité de toutes les informations, documents, données ou concepts dont il pourrait avoir connaissance avant, pendant ou après la réalisation de sa prestation, ainsi que du contenu des travaux commandés et réalisés.

La responsabilité de LAURENT SECRETARIAT ne peut être engagée en raison d’une interception ou d’un détournement des informations lors du transfert des données, notamment par Internet. Il appartient par conséquent au Client, lors de la commande, d’informer LAURENT SECRETARIAT des moyens de transfert qu’il souhaite voir mis en œuvre afin de garantir la confidentialité de toute information à caractère sensible.

De convention expresse, les résultats de la mission seront en la pleine maîtrise du Client à compter du paiement intégral de la prestation, et celui-ci pourra en disposer comme il l’entend. LAURENT SECRETARIAT s’interdit de faire état des résultats et de les utiliser de quelque manière que ce soit, sauf obtention préalable de l’autorisation écrite du Client.

Article 25 – Responsabilité et force majeure

LAURENT SECRETARIAT s’engage, au titre d’une obligation de moyens, à exécuter ses obligations avec tout le soin en usage dans sa profession et conformément aux règles de l’art applicables au moment de la prestation.

LAURENT SECRETARIAT mettra en œuvre les moyens raisonnablement nécessaires mis à sa disposition pour prendre soin et préserver les fichiers informatiques et autres documents qui lui seront confiés par le Client pour la réalisation de la prestation commandée. Compte tenu des risques de dommage, de perte ou de détérioration inhérents à ces supports, il appartient toutefois au Client d’en conserver des copies et sauvegardes appropriées.

À compter de la remise des documents livrés par LAURENT SECRETARIAT, le Client est responsable de leur utilisation, de leur exploitation et de leur diffusion. Le Client demeure notamment responsable du contenu et des informations qu’il fournit à LAURENT SECRETARIAT.

LAURENT SECRETARIAT se réserve le droit de refuser toute prestation dont l’objet ou le contenu serait manifestement illicite ou contraire à l’ordre public, notamment les contenus faisant l’apologie de la violence, de la haine ou de la discrimination, ainsi que les contenus illicites à caractère pornographique.

Les textes, images, fichiers et documents confiés à LAURENT SECRETARIAT restent la propriété du Client. Le Client déclare disposer des droits et autorisations nécessaires à leur utilisation et assume la responsabilité des droits de propriété intellectuelle et éventuels droits d’auteur qui s’y rapportent. LAURENT SECRETARIAT ne saurait être tenu responsable d’une utilisation frauduleuse ou non autorisée de ces éléments imputable au Client ou à un tiers.

La responsabilité de LAURENT SECRETARIAT ne pourra être engagée lorsque la non-exécution ou le retard dans l’exécution de ses obligations résulte d’un événement de force majeure répondant aux conditions prévues par l’article 1218 du Code civil. La partie concernée informe l’autre partie dans les meilleurs délais. Lorsque l’empêchement est temporaire, l’exécution de l’obligation est suspendue pendant la durée de l’empêchement, sauf si le retard qui en résulte justifie la résolution du contrat. Lorsque l’empêchement est définitif, le contrat pourra être résolu dans les conditions prévues par la loi.

Article 26 – Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes Conditions Générales de Vente sont soumises au droit français. En cas de différend relatif à leur formation, leur interprétation, leur exécution ou leur cessation, les parties s’efforceront de rechercher préalablement une solution amiable. À défaut de résolution amiable, le litige sera porté devant la juridiction compétente conformément aux règles légales applicables.